【例文あり】退職時挨拶メールの書き方：社内・社外別の送り方や注意点

「退職が決まったけど、挨拶メールって必要？」

「どんな風に書けばいいか分からない…」

退職が決まると、上司や同僚への挨拶、引き継ぎなど何かとバタバタしますよね。

そんな時に、退職の挨拶メールをスムーズに作成できたら、気持ちに余裕が生まれて、次のステップへ進む準備に集中できると思いませんか？

この記事では、退職メールの書き方について、社内・社外向け、状況別の例文、
さらに、送るタイミングや注意点まで詳しく解説します。

この記事を参考にすれば、きっと、感謝の気持ちを込めた丁寧な退職メールを作成し、円満に退職することができます。

そして、退職後も良好な関係を築き、あなたのキャリアを応援してくれる仲間を増やすことができるでしょう。

退職メールの基本：なぜ必要なのか？

退職が決まると、上司や同僚に退職の意思を伝え、引き継ぎを行い、さまざまな手続きを進める必要があります。

その中で、退職メールは、単なる形式的な挨拶ではなく、円満な退職と良好な関係の維持に役立つ重要なコミュニケーションツールです。

■退職メールの役割と目的

退職メールは、会社や同僚への感謝の気持ちを伝えるとともに、円満に退職し、良好な関係を維持するための大切なツールです。

退職メールを書く目的は、主に以下の3つです。

• 退職の意思を正式に伝える
• 関係者への感謝の気持ちを表明する
• 引き継ぎや今後の連絡先などを共有する

退職メールを通じて、あなたの誠意と感謝の気持ちが相手に伝わり、円満な退職とその後の良好な関係へと繋がるでしょう。

退職メールを送ることで、あなたは社会人としての礼儀を守り、円満な退職を実現できるだけでなく、将来のキャリアにおいても貴重な人脈を維持することができます。

■退職メールで伝えるべきこと

退職の挨拶メールには、どのような情報を含めるべきでしょうか？
ここでは、退職メールで伝えるべき必須事項と状況に応じて追加するべき情報について解説します。

退職メールには、以下の内容を盛り込むようにしましょう。

• 退職の挨拶と感謝の言葉
• 退職日
• 今後の連絡先（必要な場合）
• 引き継ぎに関する情報（必要な場合）

これらの情報を明確に伝えることで、相手はあなたの退職をスムーズに受け入れることができます。
また、感謝の気持ちを具体的に伝えることで、相手との良好な関係を維持することにも繋がります。

例えば、上司や同僚には、具体的なエピソードを交えながら、感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。

○○さんには、プロジェクトの際に、親身に相談に乗っていただき、大変感謝しております。
○○さんの丁寧な指導のおかげで、大きく成長することができました。

このように、具体的なエピソードを添えることで、感謝の気持ちがより相手に伝わりやすくなります。

■退職メールと退職届・退職願いの違い

退職届や退職願を提出する必要があるのは知っていても、退職メールとの違いがよく分からないという方もいるかもしれません。

ここでは、それぞれの役割と違いについて解説し、退職メールの必要性を改めて確認します。

退職届・退職願は、会社に退職の意思を正式に表明するための書類であり、法的効力を持つものです。

一方、退職メールは、会社や同僚への挨拶や感謝の気持ちを伝えるためのものです。

退職届・退職願は、会社の規定に従って作成し、提出する必要があります。
退職メールは、退職届・退職願とは別に、送付することが一般的です。

退職届・退職願は、法律で定められた提出期限が設けられている場合があり、会社によっては退職の1ヶ月以上前に提出する必要があることもあります。

提出期限を守らないと、退職が認められない場合もあるため、注意が必要です。

一方、退職メールは、法的効力を持つものではありませんが、社会人としての礼儀として、送付することが重要です。

特に、上司や同僚に直接挨拶する機会がない場合は、退職メールで感謝の気持ちを伝えておくことが大切です。

状況別退職メール例文集

退職メールは、誰に送るのか、どのような状況で送るのかによって、書くべき内容や表現が変わってきます。

ここでは、社内・社外、そして退職理由別に、具体的な例文と合わせて解説します。

■社内向け退職メール例文：感謝の言葉と引継ぎ

件名：〇〇（氏名）退職のご挨拶

〇〇（氏名）様

皆様

お疲れ様です。〇〇（部署名）〇〇（氏名）です。

この度、一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職することになりました。

〇〇（会社名）に入社して〇年、皆様には大変お世話になり、心より感謝申し上げます。

〇〇（上司名）には、業務の進め方や仕事の姿勢など、多くのことをご指導いただきました。〇〇（同僚名）には、いつも相談に乗っていただき、大変助けられました。

皆様と過ごした日々は、私にとってかけがえのない財産です。本当にありがとうございました。

業務の引き継ぎは、〇〇（後任者名）に〇〇（引き継ぎ内容）を引き継ぎました。何かご不明な点がございましたら、〇〇（後任者名）までご連絡ください。

皆様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇（氏名）

署名:

〇〇（氏名）

〇〇（所属部署）

〇〇（会社名）

〇〇（電話番号）

〇〇（メールアドレス）

■社外向け退職メール例文：挨拶と今後の連絡先

件名：〇〇（氏名）退職のご挨拶

〇〇（氏名）様

お疲れ様です。〇〇（会社名）〇〇（部署名）の〇〇（氏名）です。

この度、一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職することになりました。

在職中は、大変お世話になり、誠にありがとうございました。

〇〇（取引先名）様とのプロジェクトでは、〇〇（具体的な内容）など、多くの貴重な経験をさせていただきました。

皆様のご指導とご支援に深く感謝申し上げます。

今後とも、〇〇（取引先名）様の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

なお、退職後は〇〇（メールアドレス）にてご連絡いただけますと幸いです。

署名:

〇〇（氏名）

〇〇（所属部署）

〇〇（会社名）

〇〇（電話番号）

〇〇（メールアドレス）

■退職理由別例文：一身上の都合、キャリアアップ、家庭の事情

退職理由は、状況に合わせて具体的に伝えましょう。以下は、退職理由別の例文です。

一身上の都合の場合:

一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職することになりました。

キャリアアップの場合:

この度、かねてより志望していた〇〇（職種）の仕事に就くことになり、〇年〇月〇日をもって退職することになりました。

家庭の事情の場合:

この度、家庭の事情により、〇年〇月〇日をもって退職することになりました。

■退職メールのカスタマイズ方法

上記の例文を参考に、自分の状況に合わせて退職メールを作成しましょう。

カスタマイズポイント:

• 件名：自分の名前と退職の挨拶を明確に記載する
• 宛名：相手の名前を正しく記載する
• 本文：
  • 季節の挨拶などを加える
  • 具体的なエピソードや感謝の気持ちを盛り込む
  • 今後の連絡先や引き継ぎ情報を加える
• 署名：自分の所属や連絡先を明記する

退職メールを送るタイミングと注意点

退職メールは、作成するだけでなく、適切なタイミングで、適切な相手に送ることも重要です。

ここでは、退職メールを送る際のタイミングと注意点について解説します。

■退職メールを送る時期と時間帯

退職メールを送る時期は、退職日の1週間～2週間前が一般的です。

ただし、会社の規模や状況によっては、もっと早い段階で送る必要がある場合もあります。

時間帯は、業務開始直後や終業直前を避け、午前中の落ち着いた時間帯に送るようにしましょう。

■退職メールを送る相手と範囲

退職メールを送る相手は、直属の上司、同僚、取引先など、業務で関わりのあった人です。

部署や会社全体に送る場合は、BCCで一斉送信する方が良いでしょう。

■退職メールで避けるべきこと

退職メールでは、以下のことを避けるようにしましょう。

• 感情的な表現
• 会社や上司への批判
• プライベートな内容
• 冗談や軽い言葉遣い
• 誤字脱字

これらの点を踏まえ、失礼な内容や誤解を招く表現は避け、感謝の気持ちを込めた丁寧な文章を心がけましょう。

また、退職メールを送信する前に、誤字脱字がないか、内容に問題がないか、必ず確認するようにしましょう。

■退職メールを送った後にすべきこと

退職メールを送信した後も、最後まで責任感を持って行動することが大切です。ここでは、退職メールを送った後にすべきことについて解説します。

退職メールを送った後は、以下のことを行いましょう。

• 上司や同僚に直接挨拶する
• 引き継ぎをスムーズに行う
• 退職後の手続きを済ませる

退職メールを送った後、上司や同僚に直接挨拶する機会があれば、改めて感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。

また、引き継ぎをスムーズに行うために、事前に業務内容を整理し後任者に分かりやすく説明するよう心がけましょう。

退職後の手続き：

退職後には、再就職に向けて、または新しい生活を始めるにあたって、さまざまな手続きが必要になります。

ここでは、退職後に必要な手続きについて解説し、スムーズな移行をサポートします。

■退職時に受け取る書類と手続き

退職時には、会社から以下の書類を受け取ります。

• 離職票
• 源泉徴収票
• 年金手帳
• 雇用保険被保険者証

これらの書類は、再就職や社会保険などの手続きに必要となるため、大切に保管しておきましょう。

■転職活動の準備と進め方

退職後は、転職活動の準備を始めましょう。

• 自己分析：
  自分の強みや弱み、キャリアプランなどを分析する
• 情報収集：
  転職したい業界や企業について調べる
• 応募書類の作成：
  履歴書や職務経歴書を作成する
• 面接対策：
  面接の練習をする

■退職後の健康保険と年金の手続き

退職後は、健康保険と年金の手続きが必要です。

• 健康保険：
  会社の健康保険組合から国民健康保険に切り替える
• 年金：
  厚生年金から国民年金に切り替える

■失業保険の申請と受給

退職後、再就職までの間、失業保険を受給することができます。
失業保険の申請は、ハローワークで行います。

まとめ

この記事では、退職メールの書き方から、送るタイミング、注意点、退職後の手続きまで、詳しく解説しました。

退職メールは、会社や同僚への感謝の気持ちを伝えるとともに、円満に退職し、良好な関係を維持するための大切なツールです。

この記事を参考にして、感謝の気持ちを込めた丁寧な退職メールを作成し、円満に退職しましょう。

そして、退職後も、前向きな気持ちで、次のキャリアへと進んでください。

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